Sistem Informasi

SISTEM INFORMASI

KARAKTERISTIK SISTEM

            Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat yang tertentu yaitu mempunyai  :

a.    Komponen sistem, dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai supra system.

b.    Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c.    Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Dapat menguntungkan, jika tetap dijaga dan dipelihara.

d.    Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e.    Masukan sistem, adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh program adalah maintenance iput yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f.     Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g.    Pengolah sistem, yang akan  merubah masukan menjadi keluaran.

h.    Sasaran sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

KLASIFIKASI SISTEM

Klasifikasi sistem diantaranya:

a.    Sebagai sistem abstrak (abstact system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak nampak misalnya teologia. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.

b.    Sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, misalnya sistem informasi akuntansi.

c.    Sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Misalnya sistem komputer, sedangkan sistem tak tentu sebaliknya, karena mengandung unsur probabilitas.

d.    Sebagai sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open system). Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

PENGENDALIAN SISTEM

a.    Sistem pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Studi teoritisnya cybernetics. Memiliki 4 komponen dasar yaitu:

1.    Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarnya.

2.    Suatu sensor yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.

3.    Suatu unit pengendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar.

4.    Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan proses selanjutnya.

Sistem ini disebut juga negative feedback, karena hasil balik yang negatif akan dikendalikan menjadi baik untuk melakukan proses selanjutnya. Contohnya sistem thermostat di dalam alat pendingin.

b.    Sistem pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Disebut juga positive feedback, mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Contoh penerapannya pada sistem akuntansi dalam perencanaan kas.

c.    Sistem pengendalian pencegahan, mencoba untuk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem. Contohnya sistem pengendalian intern (internal control).

INFORMASI

            Merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumbernya dari data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

SIKLUS INFORMASI

            Data merupakan bentuk yang masih mentah. Data dapat berupa simbol, huruf, angka, suara, sinyal, gambar dll.

KUALITAS INFORMASI

            Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu;

·         Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.

·         Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

·         Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

NILAI INFORMASI

            Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi dapat terdiri dari komponen yang disebut blok bangunan (building block) yaitu:

·         Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

·         Blok model, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data.

·         Blok keluaran, merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

·         Blok teknologi, digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 2 bagian yaitu software dan hardware.

·         Blok basis data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Tersimpan di hardware komputer, digunakan software untuk memanipulasinya. Basis data diakses dengan menggunakan DBMS.

·         Blok kendali, untuk mengendalikan sistem informasi agar dapat berjalan dengan lancar.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1.    Sistem informasi akuntansi, menyediakan informasi dari transakasi keuangan.

2.    Sistem informasi pemasaran, menyediakan informasi penjualan, promosi, dll.

3.    Sistem informasi manajemen persediaan

4.    Sistem informasi personalia

5.    Sistem informasi distribusi

6.    Sistem informasi pembelian

7.    Sistem informasi kekayaan

8.    Sistem informasi analisis kredit

9.    Sistem informasi penelitian dan pengembangan

10.  Sistem informasi teknik

Semua sistem tersebut untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen yaitu tingkat bawah (lower level management) terdiri dari mandor dan pengawas, menengah (middle level management) terdiri dari manajer-manajer divisi dan cabang dan tingkat atas (top level management) terdiri dari direktur utama, direktur dan eksekutip lainnya.

KEGIATAN MANAJEMEN

            Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya dan kebutuhan informasi berbeda dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.    Perencanaan strategi, merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. Perencanaan startegi adalah proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan dan penentuan strategi.

2.    Pengendalian manajemen, merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah. Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

3.    Pengendalian operasional, merupakan kegiatan manajemen tingkat bawah. Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

ORGANISASI SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi di dalam suatu organisasi berada dalam suatu departemen tersendiri, sistem informasi atau departemen pengolahan data elektronik (PDE) yang dipimpin oleh controller.

a.    Departemen PDE dibawah controller, controller bertanggung jawab terhadap sistem informasi atau PDE.

b.    Departemen PDE di bawah manajer PDE, fungsi sistem informasi diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah tanggung jawan manajer itu.

c.    Departemen PDE, hanya terdiri dari sejumlah kecil personil yang bertanggung jawab hanya untuk mengoperasikan peralatan komputer.